Erklärung zur Zugangseröffnung nach §3a Verwaltungsverfahrensgesetz Baden-Württemberg (LVwVfG)

Die Gemeinde Horben bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Wir weisen darauf hin, dass keine E-Mail-Verschlüsselung stattfindet. Da beim Versand einer E-Mail an die Gemeinde Horben eine unbefugte Kenntnisnahme oder Verfälschung auf dem Übertragungsweg nicht ausgeschlossen werden kann, bitten wir Sie deshalb, in den Fällen, in denen sensible Daten übertragen werden sollen, die papiergebundene Kommunikation zu wählen.
Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Gemeindeverwaltung Horben davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesandten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten und der Spezifikation RFC 2821 entsprechen.
Möchten Sie Dateien an die Verwaltung übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.

Die Gemeinde Horben nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an.

E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in den Dateiformaten

E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der E-Mail entfernt. Durch den Spam-Filter können Ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails nur bis zu einer maximalen Größe von 10 MB (inklusive Anhänge) empfangen werden. Ist Ihre Datei größer oder hat sie ein anderes Dateiformat, als oben beschrieben, bitten wir um Zustellung per Post mittels Datenträger (USB oder CD- ROM) bzw. bei sehr vertraulichen Dokumenten um persönliche Abgabe bei der zuständigen Stelle.

Die Gemeinde Horben bietet Formulare und elektronische Dienste im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für Baden-Württemberg (LVwVfG - BW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Gemeindeverwaltung Horben eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung und nicht für Dritte wie zum Beispiel verlinkte Einrichtungen oder andere Behörden gelten.

Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift, also die Schriftform, nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Des Weiteren können Sie unsere Mitarbeiter über das Kontaktformular im Internet, über Ämter und Mitarbeiter im Internet oder über die E-Mailadressen auf Briefköpfen der Gemeinde Horben kontaktieren.

Eine solche Kommunikation ist jedoch nicht vor dem Einblick Dritter geschützt.

Formgebundene Kommunikation

Die Horben kann derzeit nur elektronisch eingereichte Dokumente bearbeiten, die in den folgenden Formaten an die Behörde gerichtet werden:

• Portable Data File bis Version 2.0 (*.pdf)

Elektronische Dokumente in anderen Formaten werden zwar entgegengenommen, können gemäß § 3a Abs. 3 LVwVfG erst dann bearbeitet werden, wenn der Absender das Dokument in einem der genannten Formate oder in Schriftform nachreicht.
Aus Sicherheitsgründen werden Anhänge in folgenden Formaten vor der Speicherung gefiltert: .exe, .com, .bat, .cmd, .pif., .reg, .ink, .js, .vbs, .vbe, .scr, .msi, .dll, .ocx. Der Nutzer wird in diesen Fällen benachrichtigt, dass ein Mailanhang ausgefiltert wurde.

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung haben, wenden Sie sich an: