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Datenschutz-Grundverordnung bei der Abgabenverwaltung im Anwendungsbereich des Kommunalabgabengesetzes

Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung bei der Abgabenverwaltung im Anwendungsbereich des Kommunalabgabengesetzes

Vorwort

Die Verwaltungsgemeinschaft Hexental in Erledigung für die Mitgliedsgemeinden Au, Horben, Merzhausen, Sölden und Wittnau erhebt verschiedene Steuern (z.B. Hundesteuer), Gebühren (z.B. Wasserversorgungsgebühren, Abwassergebühren, Bestattungsgebühren, Verwaltungsgebühren), Beiträge (z. B. Erschließungsbeiträge, Wasser- und Abwasserbeiträge) und sonstige Abgaben (z. B. Kurtaxe). Für die Verwaltung dieser Abgaben müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Im Abgabenverfahren sind Daten personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein, Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind veränderte Daten, die nicht mehr einer Person zugeordnet werden können oder Daten, die durch Schutzmaßnahmen Rückschlüsse auf die Betroffenen ausschließen (anonymisierte Daten).

Wenn die Verwaltungsgemeinschaft Hexental in Erledigung für die Mitgliedsgemeinden Au, Horben, Merzhausen, Sölden und Wittnau personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass sie diese Daten z. B. erhebt, speichert, verwendet, weiterverarbeitet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt oder löscht.

Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.

Bitte beachten Sie, dass diese Informationen nicht für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Verwaltung der Grund- und Gewerbesteuer gelten. Für diese Steuerarten liegt ein gesondertes Informationsschreiben vor.

1. Wer sind Ihre Ansprechpartner?

Fragen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie an die Verwaltungsgemeinschaft Hexental, vertreten durch den Verbandsvorsitzenden, richten. Sie können diese Fragen auch unmittelbar an die innerhalb der Verwaltungsgemeinschaft Hexental für die Festsetzung und Erhebung der Abgabe zuständige Abteilung, an die Mitgliedsgemeinde selbst bzw. an die Verbandskasse richten.

Darüber hinaus können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten per E-Mail unter wenden.

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Um unsere Aufgabe zu erfüllen, Abgaben nach den Vorschriften des Kommunalabgabengesetzes und anderer Gesetze (die die Verwaltung von Abgaben regeln) gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, benötigen wir personenbezogene Daten (§ 3
Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit § 85 der Abgabenordnung).

Ihre personenbezogenen Daten werden in dem Abgabenverfahren verarbeitet bzw. weiterverarbeitet, für das sie erhoben bzw. zur Weiterverarbeitung übermittelt wurden (§ 3a Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit § 29b der Abgabenordnung). In den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines Abgabenverfahrens erhobenen oder an uns übermittelten personenbezogenen Daten auch für andere abgabenrechtliche oder nichtabgabenrechtliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach (§ 3a Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit § 29c der Abgabenordnung).

Beispiel zur Verarbeitung:
  • Sie informieren uns über Ihre neue Anschrift oder eine neue Bankverbindung. Diese Daten werden im Abgabenverfahren verarbeitet.
  • Die mit der Hundesteueranmeldung von der jeweiligen Mitgliedsgemeinde erhobenen Daten werden bei der Hundesteuerveranlagung verarbeitet.
  • Sie informieren uns über den Zählerstand Ihres Wasserzählers. Dieser Stand wird bei der Festsetzung der Wasser- und Abwassergebühr verarbeitet.
  • Die mit einer Verwaltungsleistung von der jeweiligen Mitgliedsgemeinde erhobenen Daten werden bei der Gebührenfestsetzung (z. B. Gebühr für eine Melderegisterauskunft) verarbeitet.

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z. B.
  • Vor- und Nachname,
  • Firma oder andere Unternehmens- oder Gesellschaftsbezeichnung, Handelsregisternummer,
  • Vor- und Nachname des/der (gesetzlichen) Vertreter(s), des/der Bevollmächtigten, des/der Geschäftsführer(s), des/der Gesellschafter(s),
  • Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,
  • Geburtsdatum und -ort,
  • Buchungs- oder Kassenzeichen.
Für die Festsetzung und Erhebung der Abgaben erforderliche Informationen, z. B.
  • Bemessungsgrundlagen (z. B. Anzahl der Hunde, Stand des Wasserzählers, Baukosten)
  • Bankverbindung,
  • Angaben über geleistete oder erstattete Abgaben und Vorauszahlungen,
  • Angaben über abgegebene Steuererklärungen, gestellte Anträge sowie Rechtsbehelfe.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten“, erheben wir nur dann, wenn dies für das Abgabenverfahren erforderlich ist. So benötigen wir z. B. Angaben über bestimmte Behinderungen, um eine Befreiung von der Hundesteuer gewähren zu können.

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst, z. B. durch Ihre Steuererklärungen, Mitteilungen und Anträge sowie Ihre SEPA-Lastschriftmandate.

Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.

Beispiele:
  • Das Einwohnermeldeamt der jeweiligen Mitgliedsgemeinde übermittelt Meldedaten an
    Abteilungen, die Abgaben verwalten.
  • Außerdem erhalten wir abgabenrelevante Informationen von anderen Kommunen.
  • Können wir einen abgabenrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir die betreffenden personenbezogenen Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Namen und Anschriften von Grundstückseigentümern bei der Abteilung, die die Grundsteuer verwaltet; Auskunftsersuchen an die Nachlassgerichte bei der Ermittlung von Erben). Im Vollstreckungsverfahren können wir Daten bei Drittschuldnern (z. B. Kreditinstitut oder Arbeitgeber) erheben.
  • Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

4. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Im weitgehend automationsgestützten Abgabenverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der Abgabe zugrunde gelegt. Wir bedienen uns dabei auch der Dienstleistungen durch das kommunale Rechenzentrum komm.one, das die Daten in unserem Auftrag verarbeitet. Sowohl wir als auch das Rechenzentrum setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen.

5. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

Alle personenbezogenen Daten, die uns in einem Abgabenverfahren bekannt geworden sind, dürfen wir dann an andere Personen oder Stellen (z. B. an Finanzämter, Verwaltungsgerichte, Rechtsaufsichtsbehörden oder andere Behörden) weitergeben, wenn
Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Beispiel:
Mitteilung der Namen und Anschriften von Hundehaltern an andere Behörden und Schadensbeteiligte in Schadensfällen und bei Störung der öffentlichen Sicherheit oder Ordnung, wenn ein überwiegendes öffentliches Interesse vorliegt.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Personenbezogene Daten müssen wir so lange speichern, wie sie für das Abgabenverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind grundsätzlich die abgabenrechtlichen Verjährungsfristen (§ 3 Absatz 1 Nummer 4 Buchstabe c Kommunalabgabengesetz in
Verbindung mit §§ 169, 170 Absatz 1 bis 3 und 171 Absätze 1 bis 4 und 6 bis 10, 11 bis 15 der Abgabenordnung sowie § 3 Absatz 1 Nummer 5 Buchstabe a Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung).

Wir dürfen die betreffenden personenbezogenen Daten auch speichern, um diese für künftige Abgabenverfahren zu verarbeiten (§ 3 Abs. 1 Nummer 3 Buchstabe a Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit § 88a der Abgabenordnung).

7. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung.

Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Abgabenart, das betroffene Veranlagungsjahr und ein Hinweis, ob es um die Festsetzung der Abgabe oder um Zahlungsangelegenheiten geht) gemacht werden.

Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 6.).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Abgabenveranlagung) besteht.

Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Abgabenverfahrens).

Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und bei der Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI) Beschwerde einlegen. Die Kontaktdaten finden Sie unter www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (§ 3a Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe d Kommunalabgabengesetz in Verbindung mit §§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.

8. Wo bekommen Sie weitergehende Informationen?

Weitergehende Informationen können Sie
entnehmen. Die Vorschriften der Abgabenordnung finden Sie u. a. unter https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/, die Vorschriften des Kommunalabgabengesetzes u. a. unter https://www.landesrecht-bw.de/
Stand: 1. September 2021_geändert 1. Januar 2024
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